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企業(yè)如何選擇圖文檔管理軟件對(duì)文檔進(jìn)行統(tǒng)一化管理 

文檔是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄和知識(shí)積累。作為企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，文檔資料在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，具有十分重要的作用。近年來(lái)，傳統(tǒng)企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)大潮的推動(dòng)下，紛紛加快了企業(yè)信息化建設(shè)的步伐，而傳統(tǒng)的文檔管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需求，亟需引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法與工具經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)信息化改革。

一、傳統(tǒng)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

文檔管理意識(shí)薄弱

多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)對(duì)文檔管理工作不重視，意識(shí)懈怠，文檔管理專(zhuān)業(yè)程度不夠。普遍存在文檔信息更新不及時(shí)，保存方式不合理，信息殘損缺失、數(shù)據(jù)不安全易泄漏等系列問(wèn)題。一方面是文檔管理工作枯燥，員工缺少熱情，容易產(chǎn)生懈怠。另一方面是由于文檔管理工作不能快速促進(jìn)業(yè)務(wù)改進(jìn)或直接帶來(lái)收益，企業(yè)員工往往忽視其重要性。這些都影響著文檔管理工作的專(zhuān)業(yè)化進(jìn)程。

文檔管理設(shè)備和技術(shù)落后

由于文檔管理工作缺少管理經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)工具支持,導(dǎo)致企業(yè)文檔管理整體落后。一些企業(yè)仍然采用共享文件夾和FTP服務(wù)器這樣的傳統(tǒng)文件管理方式，文件的安全性無(wú)法保障、文件被修改后無(wú)法存儲(chǔ)歷史版本、文件被刪除無(wú)法恢復(fù)導(dǎo)致文件的丟失等一系列問(wèn)題與諸多安全隱患仍存在。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與企業(yè)業(yè)務(wù)的深入，共享文件夾和FTP服務(wù)器已經(jīng)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的文件存儲(chǔ)、共享及應(yīng)用需求。這個(gè)時(shí)候，企業(yè)及時(shí)引進(jìn)一個(gè)高效專(zhuān)業(yè)的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，顯得迫切與關(guān)鍵。

二、企業(yè)文檔管理工作改進(jìn)策略和方法

樹(shù)立現(xiàn)代化的文檔管理理念

思維策略決定執(zhí)行方式，在企業(yè)內(nèi)至上而下樹(shù)立現(xiàn)代化的文檔管理理念，提高全體員工對(duì)文檔管理工作的重視，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理信息化革新的前提。只有改革傳統(tǒng)文檔管理觀念，實(shí)現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，才能自覺(jué)投入文檔管理工作，保持熱情，提高積極性。

搭建文檔管理平臺(tái),提高辦公自動(dòng)化水平

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)享受到了信息化改革的快捷便利。適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理手段，搭建專(zhuān)業(yè)高效的企業(yè)文檔管理平臺(tái)是加快企業(yè)信息化建設(shè)，逐步提升管理效率的保障。作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的文檔管理解決方案提供商，彩虹圖紙文檔管理軟件可以幫助企業(yè)解決文件存儲(chǔ)備份、分類(lèi)管理、分享協(xié)作、版本管理、權(quán)限設(shè)置等需求，有助于提高員工的工作效率，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

統(tǒng)一文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，建立文檔管理制度

制定相應(yīng)的文檔管理工作制度，對(duì)員工進(jìn)行行為規(guī)范,可以有效提高文檔管理工作的效率。首先要對(duì)文檔管理工作體制進(jìn)行改革，制定標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程，確保文檔管理工作規(guī)范有序，科學(xué)合理。其次要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)指導(dǎo)，熟練業(yè)務(wù)，提升員工的專(zhuān)業(yè)度，使得文檔管理工作變得規(guī)范、可控。

總結(jié)

在信息化背景下，企業(yè)文檔數(shù)據(jù)呈井噴式遞增。如何更安全地存儲(chǔ)管理海量的數(shù)據(jù)文件，如果更便捷地查找使用文檔資料，企業(yè)文檔管理工作的重要性日趨凸顯。

為了更好地釋放文檔價(jià)值，引進(jìn)先進(jìn)的文檔管理軟件與信息化系統(tǒng)工具，是企業(yè)擁抱信息化改革的明智選擇，科學(xué)管理文檔，提升辦公效率，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展更好護(hù)航。